Políticas de privacidad
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, REALES EXPRESS S.A.S adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan. De esta manera, REALES EXPRESS S.A.S manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
OBJETIVO
Establecer las políticas, lineamientos y procedimientos que se deben cumplir para la recolección, el tratamiento, el uso, el procesamiento, el intercambio, la transferencia, transmisión y desarrollo del derecho constitucional de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar de forma gratuita la información que se recaude sobre ellas en bases de datos o archivos, y los derechos, libertades y garantías a los que se refieren el artículo 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política aplica para todos los empleados de REALES EXPRESS S.A.S a los titulares de datos personales, y a los eventuales encargados del tratamiento de la información que se dispongan respecto de las bases de datos en las cuales REALES EXPRESS S.A.S figure como responsable, cuyos titulares sean personas naturales. Se excluye de este alcance todas bases de datos respecto de las cuales REALES EXPRESS S.A.S no sea responsable o se limite a datos de personas jurídicas.
IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Nombre del Responsable: REALES EXPRESS S.A.S, sociedad legalmente constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 901.267.787-2 Dirección: REALES EXPRESS S.A.S se encuentra ubicada en la ciudad de Barranquilla en la Calle 69 # 46-83. Correo electrónico: atencion-cliente@realesexpress.com Teléfono: (5) 304-9315
MARCO LEGAL
Constitución Política, artículo 15. Ley 1266 de 2008 Ley 1581 de 2012 Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010,Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013 Sentencias C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011, de la Corte Constitucional
DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la información para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato público: Es el dato que no es semi-privado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato semi-privado: Es semi-privado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1266 de 2008.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos bio-métricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
PRINCIPIOS
En la aplicación de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales se deberán observar los siguientes principios, que serán aplicables a todas las bases de datos que sean susceptibles de tratamiento.
Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Constitución, de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1733 de 2013 y demás normas que lo adicionen o modifiquen. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas naturales o jurídicas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando que sean adulterados, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
TRATAMIENTO Y FINALIDADES
Los datos personales recolectados por REALES EXPRESS S.A.S, tiene como finalidad lo siguiente:
a) Mantener una eficiente comunicación entre la sociedad y las personas vinculadas a ella.
b) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por REALES EXPRESS S.A.S con las personas vinculadas a ella.
c) Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por el Titular de la Información a la sociedad.
d) Realizar estudios internos sobre las personas que están vinculadas a la sociedad, para establecer la idoneidad de la relación.
e) Efectuar el proceso de archivo, actualización de los sistemas, protección y custodia de información y Bases de Datos de REALES EXPRESS S.A.S
f) Cumplir con procesos al interior de REALES EXPRESS S.A.S, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas e información.
g) Permitir el acceso a los datos personales a otras sociedades afiliadas a REALES EXPRESS S.A.S, pertenecientes al mismo Grupo Empresarial y/o vinculadas de manera contractual para el desarrollo de su objeto, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad exigidos por la normativa.
h. La transmisión de datos personales a terceros en Colombia y/o en el extranjero, que sean sociedades afiliadas a REALES EXPRESS S.A.S pertenecientes al mismo Grupo Empresarial y/o con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos y/u operativos.
i) La transmisión de Datos Personales a terceros en Colombia y/o en el extranjero, cuando ésta se justifique dentro del desarrollo normal de la relación comercial.
j) Para el caso de la aplicación REALES EXPRESS APP, desarrollada y administrada por REALES EXPRESS S.A.S para la plataforma Android y distribuida a través de Google Play Store:
j.I) Se acceden, recolectan y almacenan automáticamente los datos de ubicación (coordenadas de latitud y longitud) en tiempo real de sus usuarios por medio del GPS del dispositivo móvil en el que ejecuten la aplicación únicamente en las siguientes situaciones:
j.I.1) cuando el usuario consulta los servicios disponibles, de tal forma que sólo pueda visualizar aquellos que se encuentren próximos a su ubicación actual;
j.I.2) cuando el usuario tiene un servicio en curso y la aplicación se encuentre en cualquiera de estos dos estados: visible y en primer plano, o en segundo plano (minimizada o con el dispositivo móvil bloqueado), con el fin de generar una trazabilidad gráfica de la ruta tomada, la cual podrá ser visualizada tanto por el cliente de REALES EXPRESS S.A.S que haya solicitado el servicio como por los terceros con quienes éste comparta su acceso durante el transcurso del mismo. Una vez finalice el servicio, estos datos dejarán de ser públicos y sólo REALES EXPRESS S.A.S. tendrá acceso a ellos.
j.II) Al registrarse en la aplicación, los usuarios proveen voluntariamente a REALES EXPRESS S.A.S. información personal como, pero no limitada a, su número de celular, una contraseña para su cuenta, dirección de residencia, datos de su licencia de conducción, placa de vehículo que conduce para la prestación del servicio y especificaciones de su vehículo, certificaciones de transporte, y datos que complementen información relacionada a la prestación de servicio de transporte de carga y/o mensajería. Estos datos serán usados tanto como para validar y autenticar en la aplicación REALES EXPRESS APP como para personalizar el contenido y los servicios a los que pueden acceder.
j.III) La transmisión de los datos personales y sensibles mencionados se dará mediante conexiones de red seguras bajo el protocolo HTTPS, su almacenamiento se realizará para las finalidades descritas en los presentes literales, y no se compartirán con otros terceros no aludidos previamente de manera explícita o implícita.
k) Las demás finalidades que determinen los responsables que serán comunicadas a los usuarios de la aplicación REALES EXPRESS APP en cada actualización que se confirme por el Responsable de Tratamiento de Datos.
DERECHOS DE LOS TITULARES
Con el fin de proteger los datos personales registrados en cualquier base de datos que sean recolectados y objeto de tratamiento como: almacenamiento, uso, circulación, la ley 1581 establece los siguientes derechos para los titulares.
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
g) Conocer el carácter facultativo de las respuestas a las preguntas que le sean hechas, cuando versen sobre datos sensibles, entendidos éstos como aquellos que afecten la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación o, sobre los datos de los niños, niñas y adolescentes. Estos derechos podrán ser ejercidos por: El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente, los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad, el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento, otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
CANALES DE ATENCIÓN
Para el ejercicio de los derechos de los titulares, REALES EXPRESS S.A.S ha puesto a su disposición los siguientes canales de contacto: Línea telefónica de atención en Barranquilla: (5) 304-9315 Correo electrónico: atencion-cliente@realesexpress.com. Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y se señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. En todo caso, sólo podrán elevar queja por infracciones a lo dispuesto en las normas sobre Protección de Datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante REALES EXPRESS S.A.S
PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS
Los procedimientos para la atención de solicitudes, quejas y reclamos de los titulares son los establecidos en el Título V de la Ley 1581 de 2012.
DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO
La ley 1581 DE 2012 establece los siguientes deberes para REALES EXPRESS S.A.S como responsable del tratamiento de la información: REALES EXPRESS S.A.S utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes. En el tratamiento y protección de datos personales, REALES EXPRESS S.A.S tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:
a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
b. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir que sea adulterada, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Aplicar mecanismos de validación que confirmen con la mayor certeza posible que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
h. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
i.Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
j. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
k. Informará solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
l. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
m. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
n. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
o. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.
p. Registrar en la base de datos la leyenda reclamo en trámite en la forma en que se regula en la ley.
q. Insertar en la base de datos la leyenda información en discusión judicial una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
r. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
s. Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso el conjunto de normas vigente sobre protección de datos personales.
VIGENCIA
Las políticas de tratamiento de datos personales anteriormente descritas regirán a partir del 1 de junio de 2022. Las bases de datos sujetas a Tratamiento estarán vigentes por el término contractual que tenga el producto más el término que establezca la ley.